【幹事、新入社員必見】歓迎会を成功せるための準備と秘訣を紹介

挨拶や案内、司会、余興…楽しいけど準備が大変！

歓迎会は、新入社員や異動になってきた方に対して歓迎の気持ちを表す会です。歓迎会には、職場の仲間の雰囲気を知っていただいたり、色々な方と和んだ空気で会話をしていただき、慣れていただくという意味も込められています。

■大変なのは幹事だけではない？

歓迎会の幹事はとても大変！お店の予約や会場の案内、出欠確認などやることが盛りだくさんです。どこの会社でも幹事は新入社員の方が任されることが多いようです。しかし、大変なのは幹事だけではありません。当日の司会の方、挨拶をする上司の方など、それぞれ無事に役割を果たさなければならない事があるのです。

また、歓迎される側も、自己紹介を兼ねた挨拶をお願いされたり、何より慣れない人達と食事をするということだけでも相当緊張すると思います。当日は歓迎される方が主役ですので、出来るだけ緊張をとき、楽しんでいただけるように万全の準備をしましょう。

歓迎会の幹事に抜擢！何から始めよう？

歓迎会の幹事に抜擢されたら、まず開催日時を確認しお店の予約をしましょう。もし、あなたが新入社員の方なら、まず先輩に普段どういうお店で歓迎会や飲み会が開催されているのかをリサーチしましょう。お店の雰囲気や価格帯、料理のジャンルが掴めたらお店の検索を開始！

■お店予約時に使える上級テクニック

会計を楽に、お酒を飲む人と飲まない人の差があまりつかないようにする為には、「飲み放題つきの宴会コース」が無難でしょう。歓迎する方からは、会費をいただかないのが礼儀です。上級テクニックとしては、幹事様は無料！などのクーポンがあるお店があるので、その分を歓迎する方の分として支払うと良いですね。

歓迎会を成功させたいならここを予約♪【人数別】おすすめのお店3選

歓迎会におすすめなのは、アクセスがよい・大人数でも個室や半個室がある・特典やサービスがあるお店。時間があるなら一度下見に行くと失敗がありませんよ。それでは、歓迎会を盛り上げるおすすめのお店を3店舗ご紹介いたします。

1.【30名まで予約可】九州地鶏と黒豚月の邸新宿本店

出典: https://www.hotpepper.jp

30名でも完全個室で宴会ができるので、気兼ねなく楽しめるお店。おすすめプランは、【HP限定】3時間飲み放題付き「黒豚サムギョプサル&サンチュ食べ放題」【9品/4000円→3000円】。季節野菜のチョレギサラダやチャーハン、豚キムチなど7品の一品料理に黒豚サムギョプサル&サンチュ食べ放題と3時間の飲み放題が付いているお得なプランです！

更に、10名様につき1名が無料になるクーポンも使えるので、30名の歓迎会であれば、3名分が無料に！全員で割ってひとりあたりの予算を下げたり、2次会の費用やゲームの景品に充てることもできます！

2.【50名様まで予約可】貸切パーティー＆リゾートダイニング　-Kampai (カンパイ) 新宿東口店

出典: https://www.hotpepper.jp

こちらのお店は、特に余興を盛り上げたい時におすすめ！3時間飲み放題付きのコースが2,480円～4,980円まで豊富にあるので、ご予算に応じて選べます。

一番のおすすめポイントは、クーポン利用で歓迎会を盛り上げる15大特典が無料でオーダー出来ること。お祝い装飾・クラッカー、シャンパンタワー、パワーポイント投影　（パソコン→60インチモニター4台、60インチ大型モニターでデジタルビンゴ大会などなど豪華な特典が盛りだくさんです。余興を考えている方は、ぜひ一度下見してみてはいかがでしょうか。

3.【最大140名様まで可能】旅情個室銀と桜

出典: https://www.hotpepper.jp

有名デザイナーが手掛けた日本情緒溢れるモダンな雰囲気で和食が楽しめるお店。2,480円～4,980円までのコースに全て飲み放題がついています。お鍋がメインだったり刺身や蟹がメインのコースがあります。

こちらのお店は、デザートプレートプレゼントのクーポンがあります。歓迎したい主役の方にサプライズ演出するのも素敵ですね。その他10名以上で幹事1名が無料のクーポンもあります。

お店が決まったら、歓迎会の案内を送ろう

お店が決まったら、歓迎会の案内を送りましょう。内容は決して間違いのないよう、慎重に書き込むことを心がけてください。欠席や遅刻などの緊急事態用に、幹事の連絡先を記載しておくと親切です。案内を送るタイミングは、開催日の10日前後がベスト。あまり早くても忘れられてしまいますし、遅いと予定が入ってしまっている場合があります。

メール連絡の他に、休憩所など皆さんの目につく所にもポスターを貼っておくのも良いですね。

【案内状に必ず記載しておくべきこと】

①開催日時
②お店の名前、住所、電話番号
③会費
④幹事の名前と連絡先

この4つの事項が書かれていれば、まず困ることはないでしょう。幹事の電話番号は個人情報となってしまいますので必ずしも記載する必要はありませんが、緊急に備えて何か連絡できる手段があると良いですね。