お礼状のマナーを押さえてビジネスマナーの良さを醸し出そう!

プライベートではお礼状を書いたことがあるけれど、ビジネスの場合はどうやって書いたら良いのか迷ったことはありませんか。もし悩んでいたらこの記事で「構成」と「言い回し」を覚えましょう!


押さえておきたい!ビジネスで使うお礼状の書き方と注意点!

個人でなにか頂き物をしたり、何かをしてもらった場合は、お礼状を出しますよね。

ビジネスで何か品物をいただいたり、配慮いただいた場合も、お礼状って必要なんです。しかし、ビジネスでのお礼状は、個人のお礼状とはちょっと異なるところもあるんです。

今回は、ビジネスにおけるお礼状の書き方について確認してみましょう。

知っておきたい!ビジネスでのお礼状の基本的なマナーとは!

パソコンで作成したビジネス文書が主流となっている今だからこそ、「手書きのお礼状」というのは印象に残りやすいものです。

印象に残りやすい分、失敗すると後々まで尾を引くことも事実。そんな「残念なお礼状」にならないよう、注意点をチェックしてみましょう!

使う文字の書体に気をつける

どんなに字が上手であっても、草書などの「崩し字」は読みにくいので避けましょう。同じ理由で「達筆すぎる字」というのも「何て書いてあるの?」という事態になりかねません。

お礼状は「相手が読みやすいように」書くものなので、楷書で読みやすく書きましょう!

文中で相手の名前や会社名に触れる場合の注意点

お礼状の中で、相手の会社名や肩書き等に触れるときには敬称と位置に気を付けましょう。

敬称というのは「御中」や「様」など、相手に敬意を表す呼び名のこと。「敬称の使い方」と「敬称を使う位置」は間違えやすい落とし穴とも言えるのです。

また、ビジネス文書においては、会社名や個人名は行の上半分(横書きの場合は中央より左側)に来るように書くのが良いという暗黙のルールもあります。行をまたいでしまわないよう、文章の構成に注意が必要です。

敬称の使い方と使う位置
敬称 使い方 注意点
御中 [会社名]御中 団体に宛てる場合に使用するが、宛名が会社名+個人名のときは使わない
[相手の姓名]様 会社名+個人名の場合、会社名は敬称なし/個人名にのみ敬称を付ける
殿 [相手の姓名]殿 目上の人が目下の人(部下など)にのみ使う
君/さん [相手の姓名]君/さん 話し言葉で多く用いられるが、お礼状などの書き言葉では使わない
役職名
(社長・部長・課長など)
[相手の姓名]役職名
または
[役職名](の)[個人名]様
役職名自体に敬称が含まれているので、「社長様」とするのは間違い。
社長の〇〇様、あるいは〇〇社長とする

知っておこう!ビジネスで使うお礼状の構成とその書き方とは?

個人のマナーもビジネスマナーも、基本的な部分は同じです。

社会に出てからの経験が長ければ長いほど、一目で「丁寧なお礼状なのかどうか」は見抜かれてしまいます。

最低限押さえておきたいポイントを確認してみましょう。

お礼状の文章構成は「前文・主文・末文・後付け」の順番で!

お礼状の構成は決まっています

「前文」に含まれるのは、頭語(とうご)と呼ばれるお手紙の初めにつける言葉や時候の挨拶です。

「主文」に含まれるのは、相手の健康や活躍を確信する言葉、品物や行為に対するお礼、その時の感想や状況などです。

「末文」に含まれるのは、今後も変わらないお付き合いを願う言葉、贈り物をした旨を伝える短い私信、相手の健康を願う言葉、結語(けつご)と呼ばれる締めの言葉などです。

「後付け」というのは、日付・差出人・宛名のことを指します。

頭語と時候の挨拶で始まる「前文」はこう書こう!

前文は、決まり文句がほとんどなので、それほどアレンジをしなくても大丈夫です。

頭語というのは「拝啓」や「謹啓」などは「謹んで●●申し上げます」という表現を短縮した形。ですから頭語だけで改まった挨拶はOKなのです♪

時候の挨拶というのは季節に合わせてアレンジが必要になります。月ごとに既存の言い方があるのでそれを使っても良いですし、季節を感じる言(門松や桜、天の川や紅葉、イルミネーションなど)で自分らしい表現を作っても良いですね。

起語で流れが良くなる「主文」の構成とは?

用件を伝えるビジネス文書では、本題に入るときに「さて」「この度は」などの表現で本題に入ったことを知らせますが、お礼状の場合は「このたびは」が多いでしょう。

漢字変換できるところを全て漢字で書くと堅い印象に、一部をひらがなで書くと柔らかい印象になります。全体のバランスを見ながら、混ぜて書くテクニックもありますよ。

まず「お礼」を述べ、それから状況やお願い事などの用件に移っていくと違和感がないでしょう。

結語で締める「末文」を上手く書くコツとは?

お礼状のボリュームとしては主文が中心になりますので、私信などを加えるときは末文の直前に入れましょう。

末文は、結語に向かってだんだんフェードアウトしていく雰囲気で。人と会ったときも、別れ際は会話の内容がだんだん薄くなって、会話が続かなくなりますよね。あのイメージです!

後付けの構成とは?

後付けは、手紙の最後に「いつ、だれが、誰に宛てて書いたものか」を示します。

そのため、まず行頭から日付を入れ、次の行の行末に自分の名前を入れ、次の行頭に宛名を入れるのが一般的な書き方です。

バランスを見ながら改行をして余白を作っても良いですね。

お礼状の構成サンプルはコチラ

知ってますか?ビジネスが光るお礼状の宛名と差出人の書き方とは?

ビジネスであれば、たった1度のミスが取り返しのつかないことに、ということも起こります。

お礼状も、粗相がないよう何度もチェックしなくてはなりません。文面が完成したら、宛名と差出人の書き方にも気を配りましょう!

宛名は一番最初に相手の目に触れる部分です。特に心してキラリと光るマナーを身につけましょう。

和封筒の場合の宛名の美しい書き方とは?

和封筒を使った宛名は、以下の点に気を付けると美しく見えます。

1.住所・宛名・差出人がそれぞれ封筒の縦1/3のエリアに収まるように
2.名前よりも「様」をやや大きめにするとよりバランスのとれた印象に
3.住所・宛名の書き出しは1文字分の空白を設けて書き始めると均整がとりやすい
4.数字は漢数字を使用する

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