知っておきたい！正式なお礼状の書き方とは？
お世話になった方に出すお礼状。最近は、何でもメールやSNSで済ませてしまいがちですが、反面、きちんとしたお礼状をもらうと嬉しいものです。
目上の方への正式なお礼状は、縦書きが基本。形式やマナーについても、様々なルールがあります。今回はお礼状の正しい書き方について、詳しく解説します。
タイミングよくお礼を伝える「お礼状」とは？
お礼状は出すタイミングが重要！なるべくその日のうちか、2～3日以内に送りましょう。送るタイミングを逃した場合も、遅れたお詫びとともにお礼状を出せば、何もしないより確実に好印象です。
それでは、どのような時に、どんなお礼状を出すべきなのでしょうか？
■こんな時に出したい！感謝を伝える「お礼状」
お礼状はその名の通り、感謝の気持ちを伝えるもの。例えば、結婚や出産、引っ越しなどのお祝いをいただいた時や、入退院等のお見舞いを受けた際には、必ず出しておきたいものです。また、就職先の紹介や研修・実習先へのお礼などのビジネスの場でも、お礼状を出しておきたいシーンが多々あります。
もちろん「感謝の意を伝えたい！」と思ったら、どんどん出して構わないのですが、出すタイミングや相手によっては、縦書き＆正しい書き方に則ったお礼状を作る必要があります。
■「便箋+縦書き+手書き」が正式なお礼状
正しいお礼状の書き方のポイントは3つ。1つめは、用途に合った便せんを使うこと。2つめは、縦書きで書くこと。最近は横書きの文書が増えましたが正式な手紙は縦書きが基本です。3つめはパソコンではなく手書きで書くことです。
■葉書とメールが使えるケースとは
葉書やメールは封書と比べると略式なので、正式なお礼状にはふさわしくありません。ただし、親しい相手へのちょっとしたお礼や挨拶なら問題ないでしょう。葉書については第三者が読んでも構わない内容に留めるよう注意が必要です。
ビジネス上のやり取りでは、スピード感のあるメールの方が望ましい場合もあります。特に就職活動やインターンシップなどの場合は、メール対応に限定している企業も多いので、ケースバイケースで使い分けましょう。
■横書きができるケースとは
正式なお礼状の書き方の基本は縦書きですが、親しい友人や身内へのカジュアルな手紙なら、横書きでもOKです。特に若い人同士であれば、横書きでも違和感がないかもしれませんね。
■注意したい！使う「便箋と筆記用具」
正式なお礼状を書くなら、書き方はもちろんですが、便せんや封筒、筆記用具の選び方にも注意しましょう。正式な手紙は無地か縦罫線のものを使います。横罫線や、模様が入ったものは、カジュアルな用途向きです。
封筒も白無地を使いましょう。正式なお礼状には、二重封筒が望ましいですが、弔事の場合は「不幸の繰り返し」を避ける意味で、一重の封筒を使います。
筆記用具は、万年筆、毛筆が正式とされていますが、使い慣れていない方が大半でしょう。ボールペンでも問題ありません。インクは黒か濃紺を使いましょう。
確認しておきたい！「お礼状」を作る時の注意点！
ここからは、縦書きのお礼状の書き方について、守っておきたいマナーや留意点をご紹介します。
■縦書きの「お礼状」で守って欲しい3つのマナーとは
正式な縦書きのお礼状の書き方で、押さえておきたいマナーは主に３つあります。
感謝の気持ちをストレートに伝える
お礼状を送る目的は、感謝の意を伝えること。簡潔かつストレートにあなたの気持ちを伝えましょう。忙しい相手に時間を割いて読んでもらう訳ですから、だらだらと長文を書く必要はありません。
文例の丸写しはNG！
縦書きの正式なお礼状の書き方には、ある程度決まった形式があるので、迷ったら文例を参考にすると良いでしょう。とは言え文例通りお礼状では、受け取る側も味気ないと感じます。感謝の気持ちは、できるだけ自分の言葉で表現しましょう。
お礼以外の用件は書かない
お礼状には、他の用件は書かないのがマナーです。お礼以外の用件を書くことで「ついでにお礼を伝えている」という印象を与えかねず、大変失礼です。くれぐれもご注意を！
■縦書きの「お礼状」で留意したい5つのポイントとは
縦書きのお礼状の書き方で、留意すべきポイントとは、どんなことでしょうか。
正しい形式で書く
縦書きの正式なお礼状には、挨拶や結び、全体の構成など基本となる書き方があります。正しい形式に則って書くことを意識しましょう。
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