縦書きが基本の「お礼状の正しい書き方」とは?

知っておきたい！正式なお礼状の書き方とは？

お世話になった方に出すお礼状。最近は、何でもメールやSNSで済ませてしまいがちですが、反面、きちんとしたお礼状をもらうと嬉しいものです。

目上の方への正式なお礼状は、縦書きが基本。形式やマナーについても、様々なルールがあります。今回はお礼状の正しい書き方について、詳しく解説します。

実習先に出す「お礼状の正しい書き方」とは?›

タイミングよくお礼を伝える「お礼状」とは？

お礼状は出すタイミングが重要！なるべくその日のうちか、2～3日以内に送りましょう。送るタイミングを逃した場合も、遅れたお詫びとともにお礼状を出せば、何もしないより確実に好印象です。

それでは、どのような時に、どんなお礼状を出すべきなのでしょうか？

こんな時に出したい！感謝を伝える「お礼状」

お礼状はその名の通り、感謝の気持ちを伝えるもの。例えば、結婚や出産、引っ越しなどのお祝いをいただいた時や、入退院等のお見舞いを受けた際には、必ず出しておきたいものです。また、就職先の紹介や研修・実習先へのお礼などのビジネスの場でも、お礼状を出しておきたいシーンが多々あります。

もちろん「感謝の意を伝えたい！」と思ったら、どんどん出して構わないのですが、出すタイミングや相手によっては、縦書き＆正しい書き方に則ったお礼状を作る必要があります。

「便箋+縦書き+手書き」が正式なお礼状

正しいお礼状の書き方のポイントは3つ。1つめは、用途に合った便せんを使うこと。2つめは、縦書きで書くこと。最近は横書きの文書が増えましたが正式な手紙は縦書きが基本です。3つめはパソコンではなく手書きで書くことです。

葉書とメールが使えるケースとは

葉書やメールは封書と比べると略式なので、正式なお礼状にはふさわしくありません。ただし、親しい相手へのちょっとしたお礼や挨拶なら問題ないでしょう。葉書については第三者が読んでも構わない内容に留めるよう注意が必要です。

ビジネス上のやり取りでは、スピード感のあるメールの方が望ましい場合もあります。特に就職活動やインターンシップなどの場合は、メール対応に限定している企業も多いので、ケースバイケースで使い分けましょう。

横書きができるケースとは

正式なお礼状の書き方の基本は縦書きですが、親しい友人や身内へのカジュアルな手紙なら、横書きでもOKです。特に若い人同士であれば、横書きでも違和感がないかもしれませんね。

注意したい！使う「便箋と筆記用具」

正式なお礼状を書くなら、書き方はもちろんですが、便せんや封筒、筆記用具の選び方にも注意しましょう。正式な手紙は無地か縦罫線のものを使います。横罫線や、模様が入ったものは、カジュアルな用途向きです。

封筒も白無地を使いましょう。正式なお礼状には、二重封筒が望ましいですが、弔事の場合は「不幸の繰り返し」を避ける意味で、一重の封筒を使います。

筆記用具は、万年筆、毛筆が正式とされていますが、使い慣れていない方が大半でしょう。ボールペンでも問題ありません。インクは黒か濃紺を使いましょう。

お礼のハガキの正しい書き方とは?›

確認しておきたい！「お礼状」を作る時の注意点！

ここからは、縦書きのお礼状の書き方について、守っておきたいマナーや留意点をご紹介します。

縦書きの「お礼状」で守って欲しい3つのマナーとは

正式な縦書きのお礼状の書き方で、押さえておきたいマナーは主に３つあります。

感謝の気持ちをストレートに伝える

お礼状を送る目的は、感謝の意を伝えること。簡潔かつストレートにあなたの気持ちを伝えましょう。忙しい相手に時間を割いて読んでもらう訳ですから、だらだらと長文を書く必要はありません。

文例の丸写しはNG！

縦書きの正式なお礼状の書き方には、ある程度決まった形式があるので、迷ったら文例を参考にすると良いでしょう。とは言え文例通りお礼状では、受け取る側も味気ないと感じます。感謝の気持ちは、できるだけ自分の言葉で表現しましょう。

お礼以外の用件は書かない

お礼状には、他の用件は書かないのがマナーです。お礼以外の用件を書くことで「ついでにお礼を伝えている」という印象を与えかねず、大変失礼です。くれぐれもご注意を！

縦書きの「お礼状」で留意したい5つのポイントとは

縦書きのお礼状の書き方で、留意すべきポイントとは、どんなことでしょうか。

正しい形式で書く

縦書きの正式なお礼状には、挨拶や結び、全体の構成など基本となる書き方があります。正しい形式に則って書くことを意識しましょう。

楷書で丁寧に バランスよく書く

お礼状は楷書で一文字ずつ丁寧に書きましょう。改行や句読点の位置に注意し、便せん全体にバランスよく文章を配置すると読みやすくなります。達筆でなくても丁寧で気持ちが伝わるお礼状を目指しましょう。

誤字脱字をしない

これもごく当たり前ですが、正式なお礼状に置いて誤字脱字は恥ずかしいもの。書き終わった後に必ず読み返して、チェックしましょう。

必要に応じて近況や経過報告も

何かお願いごとをした場合のお礼状は、その後の経過についても報告しましょう。相手も気になっているかもしれません。そうでない場合も、ちょっとした近況報告などを入れると、温かみのある文面になります。

同じような言葉、フレーズの重複に注意

同じ言葉やフレーズを繰り返して使わないように注意しましょう。特にお礼状では「ありがとうございました」を連発してしまいがち。できるだけ表現を変えてメリハリをつけましょう。

お礼状用封筒の正しい書き方とは。知らないで書くと内定取消しも？›

押さえておこう！正式な「お礼状」の作り方とは？

ここからは、縦書きのお礼状の書き方について、具体的な構成を解説します。

お礼状の基本構成とは

縦書きの正式な文書には、決まった形式があり、基本的に前文・主文・末文・後付・副文の５つで構成されています。お礼状の書き方も、この基本構成に沿って書けば、間違いがありません。

前文の構成とその書き方とは

前文は手紙のはじめの挨拶文です。冒頭は「拝啓」などの頭語から始め、挨拶へ続きます。詳細を見ていきましょう。

相手によって使い分ける頭語

頭語には様々な種類があり、相手によって使い分けが必要です。一般的には「拝啓」、目上の人には「謹啓」が良いでしょう。頭語は末文の結語とセットになってますので、間違った組み合わせを使わないよう気を付けましょう。

時候の挨拶は季節感を表現

時候の挨拶は、お礼状を送る際の季節感を自分なりに表現してOK。いろいろな言い回しがありますので、文例を参考にしても良いでしょう。

相手の安否や自分の近況、挨拶へとつなぐ

時候の挨拶の後は「ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」といった相手の安否を気遣う一文を入れます。その後は、簡単な自分の近況やお礼、お詫びなどの挨拶と続けます。例えば、日ごろからお世話になっているお礼や、ご無沙汰のお詫びなど、状況によって付け加えましょう。

主文の構成と書く時のコツとは

主文はお礼状のメインとなる部分です。冒頭に「ここからが本題です」ということを示す「起語」を置きます。起語には「さて」「このたびは」「さっそくですが」「ところで」などがあります。

起語の後は、本題に移りましょう。簡潔に用向きをまとめます。お礼状は、あまり長々と書く必要はありません。

末文の構成とその書き方とは

末文では、用件をとりまとめ、結びの挨拶と結語で締めくくります。結びの挨拶は、相手の健康や繁栄を願い、今後の厚情を請う内容が一般的。結語は冒頭の頭語とセットです。「拝啓」に対しては「敬具、「謹啓」に対しては「謹言」を使用します。

後付の構成とその注意点とは

後付けの書き方は、日付→差出人→宛名の順です。日付は縦書きなので、年号も含めて漢数字で記入します。名前はフルネーム。宛名は少し大きめの字で書いて、敬称をつけます。ご夫婦宛てのお礼状など、連名の場合は、必ずそれぞれに敬称をつけましょう。

副文を付ける場合とその書き方

副文は、本文で書き忘れたことを追加で書く時に付けます。副文は「追伸」「二伸」の後に続けましょう。ただし、目上の人へのお礼状では使わないのがマナーです。

縦書き「お礼状」の例文が記載されているサイトはココ

縦書きのお礼状の書き方を調べたい時に、参考になるサイトをご紹介します。

手紙の書き方大事典

基本的なマナーや注意点など、手紙の書き方に関する幅広い情報を網羅しています。もちろん、縦書きのお礼状についても、詳しく解説しています。

手紙の書き方

基本的な手紙の書き方がわかるサイト。縦書きのお礼状の書き方も、もちろんチェックできます。ビジネスレターの文例も豊富なので、仕事でお礼状を書く際にも便利です。

気持ちをこめて丁寧に！

最近ではなかなか書くことのない縦書きのお礼状。正しい書き方はもちろんですが、心を込めて丁寧に書くことが一番でしょう。それだけで、感謝の念がぐっと伝わりますよ。