お礼の「メールの基本的なマナーと注意点」とは?

ビジネスシーンでもプライベートでも、お礼をメールで伝える場面があると思います。顔を合わせずに伝えるからこそ、細心の注意を払う必要があります。ここでは、お礼メールを送る際のポイントやマナー、注意点など詳しくご説明していきます。具体的な文例もご紹介しますので、参考にしてください。

まずは、お礼のメールを書く時に心がけて欲しいポイントを紹介します。相手にこちらの感謝の気持ちが伝わるよう、書き方やメールを出すタイミングまで、お礼メールついてのコツを押さえておきましょう。

お礼がメインとなるメールですので、まずはとにかく相手の心遣いに感謝している旨を記しましょう。「お優しい心遣い」「身に余るお心遣い」「温かいお心配り」といったフレーズを使い、「ありがとうございます」や「感謝しております」などと続けてお礼の言葉を書いていきます。

次に、自分がどう感じたのかの感想を書きます。お礼を伝えたい出来事や相手に対して思ったことを、できるだけ詳しく書いてください！具体的に書いた方が、相手もその時の場面を鮮明に思い出すことができますし、どれだけ助かったかということが伝わりやすくなりますよ♪

お礼メールの最後には、必ず締めの文言を入れて終わるようにしましょう。締めのフレーズがないと中途半端な終わり方になってしまいます。今後の鞭撻を願ったり相手の健康を祈ったりなど、締めに一工夫するだけで、あなたのメールをグッと印象付けることができます。乱筆を詫びたり、季節に合った挨拶できれいに終わるのも良いですね♪

最後にお礼のメールを出すタイミングですが、遅くなりすぎてはいけません。まだその出来事が新鮮なうちにお礼メールを送るようにしましょう。理想は当日中、遅くても翌日までには出したいですね。メールのメリットは、手紙と違いすぐさま相手に届くところです。その長所を生かして、すぐにお礼を伝えるようにしてください。

具体的に例を挙げて、お礼のメールをご紹介していきます。文章の構成や口調、挨拶の言葉や終わり方など、相手が読んでいて気持ちの良いメールを心がけましょう。お互い表情が見えませんが、感謝する気持ちが文面から伝わるようなメールを作りたいですね。

【文例】

このたびは結構なお品をいただきまして、誠にありがとうございます。
〇〇様のお心遣いに深く感謝いたします。
課員一同でおいしくいただきました。

暑い日が続きますので、お体には十分にお気をつけくださいませ。
取り急ぎ、お礼まで申し上げます。

【文例】

本日は私どものために貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
お忙しい中、貴重なご意見賜り、深く感謝しております。
大変参考になることばかりでした。

今後ともご指導くださいますよう、宜しくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お礼申し上げます。

【文例】

本日はお食事の席を設けていただき、誠にありがとうございました。
大変楽しい時間を過ごせまして、心から感謝しております。

貴重なお話を聞けるばかりか、すっかりごちそうになってしまい恐縮でございます。
またの機会にはお返しさせていただきたく存じます。本当にごちそう様でした。

今後ともよろしくお願い申し上げます。　

お礼や依頼などといった内容に限らず、基本的なメールの書き方についてポイントをおさえておきましょう。どんなシーンでもどんな相手にでも応用できることですので、こちらを知っていればきっと役に立つと思います！身に付けておいて損はないですよ♪

メールの基本的な流れは、
①宛名
②挨拶と名乗り
③主旨の要約
④本題
⑤締めの挨拶
⑥署名
となります。 宛名で始まって署名で終わるという、基本的なパターンをしっかり守ることが、好感を持たれる大人のメールマナーなのです。

メールで宛先を入力する際、TO、CC、BCCと選択できることをご存知でしょうか。それぞれの意味と使い分けについてご説明します。まずTO(宛先)は、「あなたに向けて送っています」という意味になります。TOは一人だけではなく、複数人のメールアドレスを入力することも可能で、メールを受け取った相手も、他に誰にメールを送っているのか見ることができます。

次にCCです。CCはCarbon Copyの略で、メインに送りたい人にはTOをつけますが、コピー(複写)を送りたい相手にはCCをつけて送信します。「確認のため見て欲しい」「念のため知っておいてください」といった意味になり、メインの方に送った内容を共有しておいてもらいたい時に使います。この場合も、受信者が誰かをお互いに知ることができます。


最後にBCCについてです。Blind Carbon Copyの略で、Blind、つまり隠されたということです。TOやCCは、同じメールを受け取った人はお互いにメールアドレスを見ることができます。一方、BCCに入力された人は表示がされないので、送られていることもメールアドレスも見られることはありません。 面識がない複数の相手に同じメールを送りたい場合などに使います。

メールを送る際、件名を空白にして無題で送っていませんか？無題で送ることはビジネスマナーでは失礼に当たりますし、大量に受信したメールの中で迷惑メールとして処理されてしまう可能性もあります。件名は、本文の内容を、簡潔かつ明瞭に書くようにしましょう。

「◯月◯日◯時の会議の件」「◯◯についてのご報告」など、何についての用件なのか、さらに具体的な日付も入れて書いた方が、より伝わりやすくなります。

メールの最初には宛名を書きます。会社内の個人に送る場合は営業課◯◯様、人事部◯◯部長、などと書きます。課や部の全員に送りたい場合は◯◯課各位と書きます。社外の場合は「会社名＋部署名＋役職名（肩書き）＋氏名のフルネーム＋敬称」が基本です。 また、その会社に所属する人全員に宛てる場合は○○株式会社御中になります。

ビジネスシーンで使うことの多い敬称ですが、正しく使えていますか？間違った使い方は失礼になりますので、ここでしっかり覚えてしまいましょう。 一般的に多く使うのは「様」ですね。こちらは役職の後にはつけないよう注意しましょう。◯◯部長様とは書きません。役職がすでに敬称なので、どうしても様を使う場合は、△△部 部長 ◯◯様という風に使います。

そこに属する人すべてに宛てて書く場合は御中を使います。御中を使うことですでに全員に宛てているので、その後に個人名+様などをつけてはいけません。複数の個人に向けては「各位」を使います。各位が敬称ですので、各位に様や御中をつけることのないよう注意しましょう。

1番重要な本文ですが、ダラダラと長く書くのではなく、伝えたいことを丁寧に、簡潔に伝えるようにしましょう。そして基本的に一つのメールにつき用件は一件です。色々な情報が入ると、何が一番重要なことなのかがわからなくなってしまいます。本当に伝えたい用件だけを、うまくコンパクトにまとめて書くようにしましょう。

最後に結びとなる締めの言葉です。一般的には「今後ともよろしくお願いいたします」という言葉で締めることが多いです。他にお願いや依頼することなどがあれば、「ご対応お願いいたします」や「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます」といった表現で終わります。

連絡や返信が欲しい場合でも、最後にその旨を伝えて締めるようにしましょう。忙しい時など、手短に用件のみを伝えた場合は「取り急ぎご連絡まで」といった表現も、ビジネスのシーンでは多用されます。

メールを書く時、構成や内容以外でも気を付ける点があります。メールを作るパソコンやスマートホン自体についても注意が必要です。ウィルスや容量など、相手側に迷惑をかけないよう対策をしましょう。そして送る前には失礼なことがないか、しっかりチェックをしてから送信するようにしてくださいね♪

コンピューターウィルスに感染すると、個人だけではなく会社にも重大な損害を与える可能性があります。あやしいメールは開かない、ウィルス対策ソフトを入れるなど、受信側としてできることはありますが、送信側としても防げることは対策するようにしましょう。メールに添付したファイルにウィルスが潜んでいる場合がありますので、ツールなどを使用し、ファイルがウィルス感染していないか確認してから送るようにしてください。

機種依存文字は環境依存文字とも呼ばれ、異なる環境で表示させた場合に文字化けする可能性のある文字のことです。自分と同じOSを相手も使っているとは限りませんし、すべてのパソコンで共通して同じ記号文字を採用しているわけではありません。相手には異なった文字で表示されたり、文字化けしてしまう可能性もあります。メールを送る際は機種依存文字を使用しないように注意しましょう。

普段会話している時の語調は口語調といい、簡単に言うと話し言葉です。メールの際は、文語調という丁寧な語調を使うのがマナーとされています。具体的な例としては、口語調では「どっち」は文語調では「どちら」、口語調で「～だったら」は文語調で「～であれば」という違いです。

友達と話しているような話し言葉ではなく、ビジネスシーンでふさわしい文語調を使ってメールを作るようにしましょう。

相手が利用しているパソコンやプロバイダーなどによっては、受け取れるファイルの容量に制限ある場合があります。大量にデータを送りたい場合、何通かに分けるなどお互い手間がかかってしまうので、必ずファイルを圧縮して受信しやすい形にしてから送るようにしましょう。

送信をクリックする前に、出来上がったメールの最終確認をしましょう。最終チェック項目は10点あります。
①メールの目的が明確かどうか。今回の場合はお礼が目的となります。
②宛先は合っているか、TOやCCは適切か。
③件名は簡潔で明瞭か。
④相手の名前、敬称は適切か。
⑤自分の名前を名乗っているか。
⑥誤字、脱字はないか。
⑦本文の用件は明確か。
⑧結びの言葉は入っているか。
⑨自分の署名は間違っていないか。
⑩機種依存文字を使用していないか。
以上の項目を再度チェックしてから、メールを送信するようにしてください。

顔が見えない相手にお礼を伝えるということは、すべてが文字で表れてしまうので、手軽で簡単である反面、細心の注意を払う必要があります。心からのお礼の気持ちが伝えられるよう、また社会人として失礼のないように、メールのマナーをしっかり身に着けて送るようようにしましょう。