押さえておきたい「歓送迎会」を成功させるポイントの数々とは？
去る人を温かく送り、新たに加わる人を気持ち良く迎え入れる…職場での歓送迎会は、人間関係を良好に築くためにも大事にしたい時間ですね。そんな歓送迎会を成功させるポイントをご紹介していきます。幹事になっても慌てることなく、スムーズにこなしていきましょう！
押さえておきたい！「歓送迎会の基本的な流れ」とは
歓送迎会をスマートに進行させるために、基本的な流れを押さえておきましょう。事前準備から始まってお開きまでの進行をご説明します。参加者全員が、最初から最後まで盛りが上がれるような会にしたいですね♪
■大事な事前準備
歓送迎会で第一に重要なのは、会場選びです。おしゃれで落ち着いた雰囲気のレストランや日本料理店などにするのか、大人数の宴会OKな居酒屋にするのかから決めなければいけません。会とお店の雰囲気が合わないと、盛り上がりにも欠けてしまいますよね。予算、人数、年齢層、普段飲み会で使うお店のジャンルなどを考慮して考えましょう。
また事前に下見をし、予約する際には名刺を渡して、今回の宴会の趣旨など簡単に説明しておくのがベストです。
■歓送迎会開始の挨拶
司会というのは緊張するものですが、開始の挨拶は大切です。会がグダグダにならないよう、堂々と胸を張って挨拶しましょう。今日の会の目的と趣旨を簡潔に、そしてわかりやすく説明しましょう。
■上司の挨拶
上司に挨拶をお願いします。その場で1番立場が上の方にお願いするのがベストでしょう。詳しい自己紹介は自分でしてもらうとして、名前と役職を紹介し、挨拶をしてもらいます。前に出て来てもらったりその場で立ってもらったりして、挨拶する人が誰からでも見えるようにしましょう。
■乾杯の発声
乾杯の音頭を取ってもらうのは、その場にいる上司の中で、3番目に役職の高い方へ頼むのが主流となっています。幹事はみんなに飲み物が行き渡っているかを必ず確認するようにしましょう！
■会食・歓談
乾杯のあとはおいしい食事で楽しみます。その間もグラスが空になっていないか、料理は足りているか、空いたお皿やグラスがそのままになっていないかなど、幹事は目を光らせていてくださいね。また新人同士でかたまっていたり、ポツンと輪に入れなかったりする人がいたら、みんなで盛り上がれるよう積極的に声をかけたりお酌をしたりするようにしましょう。
■新任・新入社員紹介と挨拶
30分ほど食事や歓談を楽しんだら、新入社員の方々に挨拶をしてもらいます。司会は名前と配属先を紹介にするに留め、一言ずつ挨拶をしてもらいます。人数が多い場合は、その場での簡単な自己紹介だったり、代表の人だけにお願いしたりする場合もあります。
■転出者・退職者紹介と挨拶
新任や新人の挨拶が終わったら、転出する方や退職する方に挨拶をお願いします。司会はその方の簡単な経歴を紹介し、挨拶をしてもらいます。挨拶が終わった後に、タイミング良く花束を渡すようにしましょう。
■締めの挨拶
そこに滞在できる時間や飲み会終了の10分前には、締めの挨拶をします。最初の挨拶とは別の上司に、挨拶と手締めをお願いしておきましょう。挨拶後に司会が終了宣言をし、制限時間内には会場を出られるようにします。
■お開き、二次会の案内
お店の前でどうする？どうする？とならないよう、一次会の場で二次会の有無を告知します。二次会がある場合は、参加人数を確認して一次会のお店から歩いてすぐに移動できる場所を押さえておきましょう。大人数が収容できるカラオケなどがおすすめです。
歓迎会で連帯感を生み出すポイント
これから一緒に仕事をしていく仲間のことを知り、職場を仕事のしやすい良い環境にしていくことが歓迎会の目的です。仲間として迎え入れ、連帯感を高めるられるような歓迎会になるよう、ポイントをご紹介していきます。
■進行プログラムを充分に検討しておく
終始盛り上がるような進行を考えておきましょう。ここで自己紹介をしてもらおうか、ここでゲームを取り入れようかなど、お店に滞在できる時間を確認したうえでタイムスケジュールを組みます。進行役は幹事ですが、乾杯の音頭をとる人、余興をやってもらう人には事前にお願いし、当日にも出番の前には声をかけるようにして、テンポよく進められるようにしたいですね。
■幹事の挨拶、進行で場を盛り上げる
料理や飲み物に気を遣いつつ、幹事は司会進行から盛り上げ役までこなすようにしましょう。あくまでも主役が目立つように！迎える人たちにスポットを当てることが重要です。これから一緒に仕事をしていく上でも、スムーズに意見交換などが行えるよう、お互いが話しやすい関係となれるように努めたいですね。
■新人を巻き込む「歓迎ゲーム」を用意しておく
仕事をしていく上で大事なのはチームワークですね！一緒にゲームをすることでぐっと距離が縮まり、一気に連帯感が生まれてきますよ♪定番のビンゴゲームや、伝言ゲーム、カラオケがあれば一緒に歌うなど、仲良くなれるような余興や催しを考えましょう。
■歓迎会で注意したいこと
お酒を飲めない人に無理にすすめることは絶対にNGです。またノリで飲みコールなどをしたり新人さんにたくさん飲ませたりすることは、事故にも繋がりかねませんのでやめましょう。お互いを知り仲良くなるのが目的ですが、女性に対して馴れ馴れしくしたり下ネタを連発したりすることもNGです！
送別会で感動を演出するテクニック
転属や退職で去って行く人たちを見送るのは寂しいですね。しかし、しんみりし過ぎは禁物です。この職場で過ごした時間が良い記憶となるような送別会となるようにしましょう。演出やプレゼントなど、感動を生む送別会になるようなポイントをご紹介します。
■参加者を少しでも多く集める
見送ってくれる人が多いほど、主役の方は嬉しいですよね♪参加者が少なくて寂しい送別会とならないよう、できるだけ多くの人を集めるようにしましょう。早めに日時や店を決めて告知することが大切です。その後で会の詳細などが決まったら、楽しみにしてもらえるよう内容を伝え、欠席を防ぐようにしたいですね。
■主役のエピソードや武勇伝を用意しておく
退職される方や転属する方の印象の強いエピソードや、思い出に残っている武勇伝などを紹介する時間を作りましょう。事前に同僚や昔を知っている人にリサーチをしておき、主役を立てながら場を盛り上げるような話をします。お～っ！と思わせるような話し方にする工夫も必要ですよ♪
■サプライズゲストの登場
転属する方、退職される方の恩人や縁のあった人物をこっそり招いて、サプライズゲストとして登場してもらいましょう。退職された元上司や仲の良かった元同僚など、声をかけられる方がいたらぜひ参加してもらいたいですね。当時のことも含め、そこで働いていた思い出が甦り、感動すること間違いなしですよ♪
■ラストを飾るプレゼントでも一工夫
送別品を贈るというのは定番ですが、その贈り物にひと工夫してみましょう。みんなからの手紙を添えたり、色紙に寄せ書きをして贈ると、とても喜ばれますよ。また、プレゼント自体にありがとうやお疲れさまのメッセージを入れられるものもあります。そういったメモリアルプレゼントを選ぶというのも楽しいものですよね♪
エリア別に歓送迎会におすすめのお店を検索できるサイト5選
歓送迎会でまず重要なのはお店選びでしたね。お店の雰囲気や料理の種類、収容できる人数や一人当たりの予算など、エリア別に検索できる便利なサイトをご紹介します。
ホットペッパーグルメ
全国のグルメ情報や、レストラン、居酒屋のネット予約ができるサイトです。ネット予約が可能な掲載店舗数は業界ナンバー1です！エリアや駅名から検索するだけではなく、料理や店のジャンル、予算から絞り込むことも可能です。
またホットペッパーグルメの人気の秘密はなんといってもクーポン！ホットペッパーからの予約でのみ使えるクーポンや、当日スマホ画面でクーポンを見せるだけでOKなお店もあるので、要チェックですよ♪
ぐるなび
宴会やグルメの情報を検索できるぐるなびです。エリア検索はもちろんのこと、個室や誕生日、記念日などのシーン別検索もできます。また幹事向けのコンテンツも用意されているので、初めての方の心強い味方となります。
時間がなかったり、ピッタリなお店が見つからない時は、プレミアム会員に登録することで、「ぐるなびコンシェル」というグルメコンシェルにお店を探してもらうこともできます。
一休.comレストラン
レストランの検索、予約サイトです。日付、人数、エリア、予算に加えて、禁煙や個室、夜景が見えるなど細かいこだわり条件でお店を検索することができます。
主に上品なレストランを掲載しているサイトなので、年配の方や重役の方が参加されるような歓送迎会の検索におすすめです。
ヒトサラ
料理人の顔が見えるグルメ情報サイトです。雰囲気重視、料理重視、いつもより贅沢になど、様々なジャンルでお店を絞って検索することができます。またウェルカムランチといったランチタイムの歓送迎会のコースも案内しています。
幹事向けの検索機能があり、予算から、時間から、女性向け、お酒好き向けなど、主役のタイプ別に探せるのもユニークでありがたいですね！
OZmall（オズモール）
女性からの支持が高い予約サイトです。レストランだけではなくエステや旅行、ウェディングなど総合的にお店の検索、予約ができます。紹介されているお店は編集者が実際に行ってみて、厳選しているお店ばかりなので安心ですね。
フレンチ、イタリアン、エスニックなど、料理を楽しみたい人向けのジャンル検索が充実しています。女性が多い職場や女性ばかりの歓送迎会におすすめの、女性目線に立ったお役立ちサイトです♪
温かい演出で感動的な歓送迎会にしよう
歓送迎会は、その職場を去る人も新しく入ってくる人も、みんなが同じ空間で一体感を感じられることが大切です。心から迎え入れられていると感じたり、この職場でこの仲間たちと仕事ができて良かったと思えたりするような、感動的な会になるようにしたいですね♪
