感謝の気持ちが伝わる「慰労会」！成功させる秘訣とマナーを徹底解説

慰労会というものに出席したことはありますか？主役を囲み、感謝や称賛する心、「お疲れ様でした」を伝える会です。こちらでは、慰労会の意味や、事前準備から当日の進め方などを詳しくご説明していきます。慰労会についての知識とマナーを知り、社会人として恥ずかしくない態度で参加するようにしましょう。

まずは慰労会の意味と、慰労会とはどのような時に開かれるものなのかを知っておきましょう。また、慰労会を開くために事前にしておく準備や打ち合わせについても詳しくご説明していきます。

慰労会とは、成果や仕事の業績を称えたり、苦労などをねぎらったりする会です。たとえば長期の海外出張を終えて帰ってきた人や、大きな規模のプロジェクトを達成した人などのために開かれます。また長年会社のために尽力し、定年退職する人に対しても、送別会ではなく慰労会という名で会を催すこともあります。

慰労会は主役がいなければ始まりません。準備に入る前に、主役のスケジュールを押さえることから始めましょう。 まずは慰労会の主役となる方に、何日か都合の良い日を候補として挙げてもらいます。次に、社内の業務上の都合との兼ね合いもありますので、上司に日程の相談をしてください。

主役にピックアップしてもらった日の中で業務に支障が出ない日を上司に指定してもらい、会の日程を組むようにしましょう。

日程が決まったら次は会場の選定です。最低限の人数しか収容できず、参加者同士が窮屈になってしまうような会場ではいけません。逆に参加者に対して会場が広すぎると、ガラガラで寂しい印象を与えかねませんよね。出席者の人数を把握した上で、参加人数に見合った広さの会場を押さえるようにしましょう。

当日は、主役を労ったりや功績を称えたりする言葉をどなたかに述べてもらいます。一般的にスピーチを行うのは、幹事や司会ではなく、参加者の中で一番立場が上の人に頼みます。心の準備も必要ですので、前もってスピーチの依頼をしておきましょう。日程、会場を伝えるとともに、◯◯さんの慰労会でのスピーチをお願いしたい旨を伝えます。

その際スピーチは何分くらいがちょうどいいかなど、打ち合わせをしてください。念のため、前日か当日の朝にもスピーチの確認をするようにしましょう。

慰労会を開催するにあたって、参加予定者に案内状を出しましょう。案内状の書き方や構成を、具体的な文例とともにご紹介します。また、気を付けたい注意点についてもご説明しますので、マナーを守って発送するようにしましょう。

案内状の構成は以下の通りです。
1.発送年月日
2.宛名
3.差出人
4.タイトル
5.主文
6.詳細
7.出欠連絡欄
8.出席者名

・宛名は、社内全体に向けて出す場合は「社員各位」、部や課で行う場合は「◯◯部各位」と記します。
・差出人は慰労会の幹事の名前となります。
・タイトルは「慰労会のお知らせ」「慰労会のご案内」という名で、やや大きめに書いてください。
・主文には主役の方のお名前や会の主旨を記載するとともに、感謝の気持ちや功績について書き添えても良いでしょう。
・詳細は慰労会の開催日時や場所、会費について明記します。
・最後に出欠席とお名前欄を設けておきます。

【文例】
平成29年8月20日
社員各位

慰労会のお知らせ

皆様ご承知のとおり、△△部の〇〇様が定年を迎えられ、9月30日をもって退職されます。
つきましては、〇〇様の長年のご功績に対する感謝の意を表わすとともに、退職後のご活躍をお祈りする気持ちを込めまして下記のとおり慰労会を開催いたします。
ご多忙の折とは存じますが、是非皆様のご参加をお待ちしております。

日時：平成29年9月30日(土) 午後7時～
会場：○○○○○○○
会費：○○○○円

なお、出欠は8月31日までにお知らせください。

（　）出席　（　）欠席
［お名前：　　　　　　　　］

社内の人々に送る案内になりますので、くだけた表現は使うのは厳禁です。社会人として恥ずかしくないよう、ビジネス文書のマナーに添って仕上げるようにしましょう。また、参加人数は会場を押さえる上でも重要ですので、案内状は早めに出すようにしてくだだい。会の参加者が少ないというのも寂しいので、多くの参加者を募るためにも早めの発送を心掛けましょう。

慰労会で司会を頼まれることもあるかと思います。その際はスマートに司会者をこなし、会をスムーズに進行できるように準備しておきましょう。司会者としての態度の心得や、紹介の仕方など、押さえておくべきポイントをご紹介していきます。

司会者として全体を通して心掛けたいことは、シンプルな言葉で分かりやすく伝えるということです。ダラダラと長く説明すると、会場の雰囲気も間延びした感じになってしまい、次第にざわついてきてしまいます。会場全体に浸透するようなシンプルな言葉、そして丁寧な言葉遣いで進行していきましょう。

参加者が多く、特に広い会場を利用する場合は、小さい声では全員に声が行き届かない場合もあります。声が聞こえない後ろの方で私語が多かったりまとまりがなかったりすると、主役の方にも失礼になりますよね。司会者は全員の目を見ながら会場を見渡し、ハキハキと大きな声で話すようにしましょう。堂々とした態度で臨むのが、会を成功させるコツです。

乾杯の音頭は、出席者の中で上から3番目の立場の方にお願いする場合が多いようです。予め乾杯の音頭をとってもらいたいと、依頼をしておきましょう。乾杯の音頭の紹介は、「では、△△部の○○課長に乾杯の音頭をお願いしたいと思います。みなさまグラスのご用意をお願いいたします！」などという言葉が良いでしょう。

慰労会での来賓挨拶は、出席者の中で1番立場が上の方に依頼してあります。「まずはじめに、△△部の◯◯部長よりひとことご挨拶をいただきます。」と紹介して、打ち合わせ通りスピーチをしてもらいます。また社外から来賓を招いて祝辞をいただく際は 、「ご来賓の株式会社△△、◯◯社長よりお言葉を頂戴いたします。」と言って丁寧に紹介するようにしましょう。

会場を使える時間は決まっていることが多いので、制限時間がくる前に締めの挨拶をし、閉会を伝えなければなりません。 タイミングとしては退店する15分前頃が良いでしょう。お店の方が「そろそろお時間です」と伝えに来てくれる場合もありますので、そのチャンスを逃さず締めの挨拶に移りましょう。

また、盛り上がっているところを一旦中断するので、「宴もたけなわでございますが・・・」という言葉を添えてから、終わりの時間が近づいていることを伝えるようにします。締めてから15分ほどあれば、急かすことなく余韻に浸れますし、二次会の告知をすることもできますね。

締めがぐだぐだになると、せっかくの慰労会全体がそのままの雰囲気で終わってしまいます。最後まできっちり務めるようにしましょうね！